Van inbox naar order in Business Central
Nederlandse B2B-leverancier (naam onder NDA). Gebouwd via een Amsterdams AI-bureau. Live sinds juli 2026.
Uitdaging
Orders kwamen binnen per mail: als vrije tekst, PDF of Excel. De binnendienst typte ze één voor één over in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mails die na kantoortijd binnenkwamen, bleven tot de volgende dag liggen.
Aanpak
Een AI-pipeline leest elke vijf minuten de ordermailbox. Hij haalt klant, artikelen, aantallen en eenheden uit de mail en de bijlagen, koppelt ze aan Business Central en zet de order klaar. Een medewerker controleert de order en geeft hem vrij; niets gaat automatisch de deur uit. Prijsaanvragen, wijzigingen en interne mail worden herkend en overgeslagen. Elke mail krijgt een auditregel. Klantspecifieke regels staan in Business Central zelf, zodat de klant ze zonder developer aanpast.
Stack: Python, Azure Container Apps, Microsoft Graph, Mistral (Azure AI Foundry), Business Central API, Terraform, GitHub Actions.
Mijn rol. Ik heb het systeem end-to-end ontworpen en gebouwd: code, infrastructuur, CI/CD, evaluaties, handleiding en overdracht. Het AI-bureau deed de klantrelatie en projectleiding.
Resultaat
Live sinds juli 2026. In september 2026 verhuisd naar de eigen Azure-omgeving van de klant en overgedragen, met een handleiding voor de binnendienst. Klantregels past de klant zelf aan in Business Central.
Hoogtepunten
- Eenheden. Stuks, dozen of pallets: één ontbrekende eenheid maakt een order duizend keer te groot. Elke order krijgt daarom een waardecheck en een grens op basis van historische orders.
- Nooit een dubbele order. Een schrijfactie die mogelijk al gelukt is, wordt nooit blind herhaald. Bij twijfel volgt een handmatige check: één zichtbare taak is beter dan een stille dubbele order.
- Klanten herkennen. Eerst een exacte match, dan fuzzy matching, en een taalmodel beslist de twijfelgevallen. Vestigingen van dezelfde keten worden nooit automatisch samengevoegd.
- In de omgeving van de klant. Data, logs en AI-kosten blijven in de eigen Azure-omgeving van de klant.
Technologie
Laten we kennismaken
mannes@mokkenstorm.com